Uredba o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov (GDPR), ki je pričela veljati 25. maja, jemlje veliko časa tistim, ki so odgovorni za skladnost poslovanja z Uredbo.
V zvezi z obračunom plač v gospodarskih družba in pri podjetnikih velja, da so podatki, ki so potrebni za obračun, obdelani zakonito (6. člen Uredbe), saj so potrebni za izpolnitev zakonskih obveznosti delodajalca, ki z vidika Uredbe nastopa v vlogi upravljalca podatkov.
Zakonsko obveznost obdelave osebnih podatkov delodajalcem nalaga Zakon o evidencah na področju trga dela in socialne varnosti (ZEPDSV), ki jim predpisuje vodenje naslednjih evidenc (12. člen ZEPDSV):
I. Evidence o zaposlenih delavcih, ki mora vsebovati naslednje podatke (13. člen ZEPDSV):
a) podatki o delavcu:
– osebno ime,
– datum rojstva, če oseba nima EMŠO,
– kraj rojstva,
– država rojstva, če je kraj rojstva v tujini,
– enotna matična številka občana,
– davčna številka,
– državljanstvo,
– naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),
– naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),
– izobrazba,
– ali je delavec invalid,
– kategorija invalidnosti,
– ali je delavec delno upokojen,
– ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu,
– ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo,
– naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj);
b) podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci):
– vrsta delovnega dovoljenja,
– datum izdaje delovnega dovoljenja,
– datum izteka delovnega dovoljenja,
– številka delovnega dovoljenja,
– organ, ki je izdal delovno dovoljenje;
c) podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi:
– datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi,
– datum nastopa dela,
– vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi,
– razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas,
– poklic, ki ga opravlja delavec,
– strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,
– naziv delovnega mesta oziroma podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,
– število ur tedenskega rednega delovnega časa,
– razporeditev delovnega časa,
– kraj, kjer delavec opravlja delo,
– ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo;
č) podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi:
– datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi,
– način prenehanja pogodbe o zaposlitvi.
14. člen ZEPDSV med drugim določa, da se izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v to evidenco, hranijo trajno. V praksi so zgornji podatki vpisani v kadrovsko evidenco.
II. Evidence o stroških dela, ki mora vsebovati naslednje podatke, vpisane vsak mesec (16. člen ZEPDSV):
a) podatke o delavcu:
poleg podatkov iz točke a) 13. člena vpisuje še:
– številko transakcijskega računa, na katerega se izplačujejo plače in ostali prejemki;
b) podatke o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca:
plača za tekoči mesec, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi:
– bruto plača za delo s polnim delovnim časom,
– bruto plača za delo s krajšim delovnim časom od polnega,
– bruto izplačila za delo preko polnega delovnega časa (nadurno delo),
– bruto nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca;
– zaostala izplačila in nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi:
– bruto zaostala izplačila in nadomestila plač;
izredno izplačilo (izplačilo po drugih osnovah, ki ne predstavlja redne mesečne plače):
– bruto izplačila na podlagi osebne delovne uspešnosti,
– dodatna denarna izplačila iz naslova uspešnosti poslovanja;
neto plača (za mesec poročanja, za zaostala izplačila, nadomestila plač in za izredna izplačila):
– plača,
– zaostalo izplačilo,
– nadomestilo plače,
– izredno izplačilo;
c) podatke o drugih stroških dela:
– povračila stroškov v zvezi z delom,
– regres za letni dopust,
– jubilejna nagrada,
– dodatna plačila, namenjena socialni varnosti delavcev,
– plačila za prostovoljno pokojninsko zavarovanje,
– solidarnostna pomoč,
– odpravnina,
– stroški izobraževanja delavcev,
– davki na izplačane plače,
– ostali stroški dela;
č) podatke o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca:
prispevki v breme delodajalca:
– plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje,
– plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje,
– plačani prispevki za starševsko varstvo,
– plačani prispevki za zaposlovanje;
prispevki v breme zavarovanca:
– plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje,
– plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje,
– plačani prispevki za starševsko varstvo,
– plačani prispevki za zaposlovanje.
V praksi so ti podatki vpisani v namensko aplikacijo za obračun plač.
III. Evidence o izrabi delovnega časa, ki vsebuje naslednje podatke, vpisane dnevno (18. člen ZEPDSV):
– podatke o številu ur,
– skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
– opravljene ure v času nadurnega dela,
– neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
– neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila,
– neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
– število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.
Ta evidenca se v praksi vodi s pomočjo kontrole pristopa, lahko se vpisuje v tabelo ali pa, po starem, je še na papirju.
IV. Evidence o oblikah razreševanja kolektivnih sporov pri delodajalcu (20. člen ZEPDSV).
Te evidence manjši delodajalci običajno nimajo, saj sta pri njih stavka ali delovna arbitraža redkejša dogodka.
Vse podatke, naštete v zgornjih evidencah, mora delodajalec obdelovati na podlagi ZEPDSV, zato za obdelovanje teh podatkov ne potrebuje nobene privolitve delavca, še več, podatki se morajo hraniti trajno, v primeru prenehanja delodajalca brez pravnega naslednika jih prevzame Arhiv RS.
Tako piše tudi Informacijski pooblaščenec v mnenju tukaj, v katerem podrobno pojasnjuje razmerje med ZVOP-1 in ZEPDSV glede hrambe listin, na podlagi katerih se vzpostavijo zgornje evidence.
—
Za mobilne delavce v cestnem prometu je na podlagi ZDCOPMB potrebno voditi tudi:
V. Evidenco o izrabi delovnega časa za mobilne delavce, ki mora vsebovati naslednje podatke o mobilnih delavcih v cestnem prometu:
– osebno ime in EMŠO,
– delovni čas,
– nočno delo,
– tedenski delovni čas.
—
Da pa evidenc ne bi bilo že konec, je zakonodajalec dodal še:
VI. Evidenco o opravljenem občasnem in začasnem delu, ki mora vsebovati:
a) za upokojence (27.č člen ZUTD):
– uro prihoda na delo,
– uro odhoda z dela in
– število dejansko opravljenih ur.
b) za študente (ščitijo jih nekateri členi ZDR-1):
– evidenco iz točke III. zgoraj.
—
Posebej za kratkotrajno delo je določena:
VII. Evidenca o opravljenem kratkotrajnem delu, ki na podlagi 17. člena ZPDZC-1 določa, da mora evidenca vsebovati podatke o osebah, ki opravljajo kratkotrajno delo:
– osebno ime, naslov in davčno številko
– uro začetka in zaključka opravljanja kratkotrajnega dela, ki jo je potrdila oseba, ki opravlja kratkotrajno delo, po dnevih,
– skupno število ur opravljenega kratkotrajnega dela na mesečni ravni.
—
Prepričani smo, da bi bili delodajalci zakonodajalcu hvaležni za kakršnokoli poenostavitev ali vsaj poenotenje zakonov, ki bi bili napisani tako, da jih ne bi bilo treba še posebej tolmačiti.